Útnyilvántartás 2020: Vezetése, szabályai (egyszerűen)

Útnyilvántartás 2020: Vezetése, szabályai (egyszerűen)
2020-09-04 Szaladják Linda
útnyilvántartás vezetése

Ahogy azt már a menetlevélről szóló cikkünkben is írtuk, az útnyilvántartás vezetése kötelező a jövedelemszerző tevékenységhez használt jármű költségelszámolásához.

Erre a célra természetesen a menetlevél is megfelel, amennyiben tartalmazza azokat az adatokat, amelyek kötelezőek az útnyilvántartáshoz.

De pontosan mik ezek az adatok, hogyan történik az útnyilvántartás vezetése, és melyek az útnyilvántartás szabályai?

Útnyilvántartás 2020

Útnyilvántartás

Fontos néhány információval tisztában lenni, mielőtt rátérnénk a nyilvántartás kitöltésének szabályaira.

Az útnyilvántartás 2019-ben komoly változást hozott, hiszen a vezetése már nem kötelező akkor, ha a vállalkozó a bérleti díj ÁFA tartalmának egy részét levonásba kívánja helyezni.

Fontos tudni azt is, hogy néhány esetben másra van szükség, nem útnyilvántartásra.

Amennyiben például egy cég arra kötelezi alkalmazottját, hogy a saját magán autóját használja a céges útra, abban az esetben kiküldetési rendelvényt kell biztosítania, hiszen nem biztosít céges autót.

A menetlevél vezetése akkor kötelező, amennyiben a gépjármű össztömege több, mint 3,5 tonna, fuvarozási tevékenységet végez, tehát árut vagy személyeket szállít – és mindezt díj ellenében teszi.

Fuvarlevélre pedig azon szállító cégeknek van szüksége, akik információt szeretnének kapni a szállított áruról és annak célba juttatásáról – egyfajta biztosítékként, hogy megköttetett a fuvarozási szerződés, és a fuvarlevél bizonyítja a küldemény átvételét.

De milyen esetekben van szükség az útnyilvántartás vezetésére?

Útnyilvántartás vezetése

Útnyilvántartást kell vezetni a bérelt vagy lízingelt autók esetében, amennyiben szeretnénk visszaigényelni az ÁFA-t.

Ekkor ugyanis bizonyítani kell a magánutak és a céges utak arányát, hiszen csak és kizárólag a céges utakra lehet visszaigényelni az ÁFA-t. 

A céges tulajdonú személyautóknál nincs szükség útnyilvántartás vezetésére, hiszen cégautóadót fizet a cég. Mégis célszerű vezetni, mert így bármikor bizonyíthatóak a költségek egy ellenőrzés során, például a NAV felé.

A magánszemélyek vagy egyéni vállalkozók számára minden esetben útnyilvántartásra van szükség a költségelszámoláshoz.

Tehát célszerű akkor is vezetni, amennyiben megtörténik a cégautóadó megfizetése – és akkor is, ha nem történik meg.

Útnyilvántartást vezetni papír alapon, vagy akár útnyilvántartó programmal is lehet. Az utóbbi jóval gyorsabb és könnyebb, illetve kevesebb hibalehetőséget rejt magában. Az útnyilvántartó programban egy helyen nyilvántarthatók az autók, sofőrök, költségek – és a hozzájuk kapcsolódó minden egyéb dokumentáció.

Az ilyen programok nagy előnye, hogy útnyilvántartás minta is található bennük, tehát jóval könnyebb az elkészítés, kevesebb a hibalehetőség, könnyebb a korrekció, valamint a kész adatokból és összesítésekből akár statisztikákat is láthatunk.

Emellett az útnyilvántartás excel-ben is könnyen dokumentálható, hiszen azt szinte mindenki ismeri és használta már – tehát nincs szükség új programok megtanulására.

De pontosan mit kell tartalmaznia az útnyilvántartásnak?

Útnyilvántartás szabályai

Az útnyilvántartást havi blokkokban érdemes rögzíteni. Van olyan eset, ahol csak évente lenne szükséges, de ilyenkor is havonta érdemes megtenni.

Nincsen formai követelménye, csupán tartalmi előírásai.

Minden autó esetén külön kell vezetni, és az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

    • Az utazás időpontja
    • Az utazás célja
    • Gépjármű típusa
    • Gépjármű forgalmi rendszáma
    • Felkeresett partner adatai
    • Megtett kilométerek száma
    • A hónap (és az év) első és utolsó napjának kilométeróra állása
    • Utazás induló- és érkezési pontja
    • Fogyasztási norma
    • Tankolások helye, ideje, ára

Érdemes átolvasni az 1995. évi CXVII. törvényt, amely részletesen kitér a gépjárművek költségeire is.

Mivel az ÁFA levonhatósága akár 90-100%-os is lehet, a NAV folyamatosan ellenőrzi. Éppen ezért célszerű mindig vezetni az útnyilvántartást, mert ellenkező esetben nagyon komoly és szigorú büntetésekre lehet számítani.

A legjobb, amit tehetünk, hogy nem 100%-os céges használatot jegyzünk fel, hanem minimum 10%-os magánjellegű használatot is. Ellenkező esetben fontos, hogy maradéktalanul bizonyítani tudjuk a 100%-os céges használatot.

A NAV nem csak magát az útnyilvántartást vizsgálja, hanem minden egyéb dokumentációt is, beleértve a sofőrök szabadságait, pihenőit, munkaszüneti napjait, stb.

Nagyon fontos tehát, hogy csak és kizárólag valós utakról, valós távolságokat és tényleges partnereket nevezzen meg – ellenkező esetben ugyanis súlyos bírságokat lehet kapni.

Ami még problémát szokott okozni, az a tankolás. Mindig, minden tankolásról számlát kell kérni, tekintet nélkül arra, hogy éppen milyen jelleggel használjuk az autót. Ez azért is fontos, mert a cégautó esetén a költségek elszámolása bizony az üzemanyagszámlák szerint történik.

További érdekességek az útnyilvántartáshoz

A 3,5 tonna alatti kishaszon gépjárművekre is vonatkozik az útnyilvántartás vezetési kötelezettség, amennyiben kizárólag saját árut szállítanak. Ekkor ugyanis a menetlevél helyett útnyilvántartásra van szükség a lízing és a dízel ÁFA elszámolásához.

A háziorvosok is csak akkor mentesülnek a cégautóadó megfizetése alól, amennyiben útnyilvántartást vezetnek. Ez azért problémás, mert a nyilvántartásban fel kell tüntetni a felkeresett partner adatait – de az orvosi titoktartást is be kell tartaniuk.

Ebben az esetben –és minden olyan esetben, amelynél valamilyen üzleti vagy más titoktartási kötelezettség van érvényben– az útnyilvántartás vezetőjének gondoskodnia kell arról, hogy a NAV ellenőrzést végző munkatársain kívül semmilyen más harmadik személy ne szerezhessen tudomást az adatokról.

Az ilyen jellegű utakról külön útnyilvántartást kell vezetni.

Összegzés

Minden esetben érdemes útnyilvántartást vezetni, amennyiben a költségek elszámolása a célunk.

Ez igaz akkor is, ha a cég fizeti a cégautóadót.

Az útnyilvántartás szabályai viszonylag egyszerűek, hiszen nincsenek formai követelményei, de van néhány adat, amelynek mindenképpen szerepelnie kell rajta.

Az útnyilvántartás vezetési kötelezettség minden egyes autóra külön-külön vonatkozik, amennyiben pedig titoktartási jogszabály van életben az adott üzleti tevékenységhez (pl.: orvosi tevékenység), abban az esetben külön útnyilvántartást kell készíteni, és gondoskodni arról, hogy az adatok az ellenőrzést végző személyeken kívül ne juthassanak el harmadik félhez.

Ismerje meg az iTrack GPS Nyomkövető Rendszerhez kapcsolódó útnyilvántartó rendszert is!